Urgency vs. Importance Matrix framework

Tvoříme obsáhlou knihovnu znalostí o produktovém vývoji jako součást naší mise. Knihovna slouží všem, kteří se snaží zlepšit v rozhodování, především v rozhodování o dalším rozvoji produktu. Ať už jsi vynálezce, produktový manažer nebo Chief Product Officer, používání určité rozhodovací metody zvyšuje šanci na vytvoření správných produktů a jejich funkcí pro správné publikum (build the right thing for the right audience). Dnes si představíme Urgency vs. Importance matrix framework.

Název frameworku: Urgency vs. Importance Matrix.

Vynálezce: Stephen R. Covey.

Rok prvního použití: 1989 jako formální framework. Neformálně se pojem objevil v roce 1954 jako součást projevu prezidenta Spojených států amerických Dwighta Davida Eisenhowera na World Council of Churches.

Odkaz na původní výzkum: The 7 Habits of Highly Effective People (1989),  First Things First (1994), World Council of Churches Eisenhower řeč.

Důležité osobnosti v rozvoji frameworku:

1. David Dwight Eisenhower,

2. Stephen R. Covey,

3. Roger Merrill & Rebecca R. Merrill

4. Peter Drucker

Důležité body v rozvoji frameworku:

1. Popularizace prioritizace na základě urgentnosti a důležitosti prezidentem Spojených států amerických v roce 1954.

2. Formalizace do 2x2 struktury pro potřeby řízení času v knách The 7 Habits of Highly Effective People (1989)  a First Things First (1994).

Historie a kontext použií

Stephen R. Covey ve své knize The 7 Habits of Highly Effective People (1989) tvrdí, že lidé tráví čas na základě urgentnosti a důležitosti jednotlivých úkolů. Úkoly, které vykonávají, jsou buď urgentní, charakterizované slovy „teď“ a „hned“ a často nedůležité, anebo důležité, tedy ty, které přispívají k naplnění osobní mise, hodnot, často cílů. Kombinace obou je samozřejmě možná.

Covey jako jeden z důležitých zvyků lídra uvádí způsob myšlení, kdy aktivita vždy začíná představou koncového stavu. Pokud tento stav není znám, lídři se často soustředí na urgentní, ale nepodstatné úkoly a svých skutečných cílů nedosáhnou.

Základní princip prioritizace

Hlavní myšlenkou matice je pracovat na úkolech, které jsou důležité. Matice ukazuje, kam vložit náš omezený čas. Matice není přímo určená pro produktový vývoji. Můžeme ale říci, že nám v něm umožňuje směřovat naši pozornost na rozvoj důležitých produktů nebo funkcí namísto těch urgentních.

Matice má dvě osy a čtyři kvadranty, které reprezentují 4 možnosti, jak prioritizovat náš čas:

• Urgency = Osa X zobrazuje urgentnost (z anglického urgency) daného úkolu, nebo třeba produktu či funkce v rámci prioritizace produktového vývoje.

• Importance = Osa Y zobrazuje důležitost (z anglického importance) daného úkolu, nebo třeba produktu či funkce v rámci prioritizace produktového vývoje.

Jedná se o zcela subjektivní posouzení obou metrik. Po posouzení vznikne jednoduchá prioritizační matice 2x2, kde každý kvadrant má určitý účel. Existují určité typy úkolů, které spadají do daných kvadrantů.

Kvadrant I - Plan

Kvadrant „vpravo nahoře“ znázorňuje tzv. Plan (česky plány) a ztělesňuje úkoly, které jsou urgentní a zároveň důležité. Často jim říkáme krize a problémy.

Nalezneme zde úkoly spojené s časovými termíny (anglicky deadlines), úkoly spojené s velkým dopadem na naše cíle.

Kvadrant II - Do

Kvadrant „vlevo nahoře“ znázorňuje tzv. Do (česky udělej) a představuje centrum „efektivity“. Nalezneme v něm aktivity, které nejsou urgentní a zároveň jsou důležité.

Nalezneme zde aktivity orientované na budoucnost a dlouhodobé cíle. Kvadrant je hodně orientovaný na budoucnost.

Kvadrant III - Delegate

Kvadrant „vpravo“ znázorňuje tzv. Delegate (česky delegovat, svěřit někomu) a obsahuje nedůležité a zároveň urgentní úkoly.

V tomto kvadrantu jsou úkoly, které nevyžadují pozornost řešitele a může je vykonat někdo jiný.

Kvadrant IV - Eliminate

Kvadrant „vlevo dole“ znázorňuje tzv. Eliminate (česky eliminovat) a obsahuje nedůležité a neurgentní úkoly.

Tomuto kvadrantu se snažíme vyhnout, protože v něm nalezneme úkoly, které nás pouze zdržují od našeho dlouhodobého cíle.

Ukázka prioritizace

Kvadrant I - Plan

• Fixování kritických bugů, vyřešení kritické chyby v zabezpečení nebo vysoký churn (odchod) zákazníků.

• Mimo produktový management tento kvadrant obsahuje témata spojená s deadlinem, problémy místo řešení, stresové situace, vyhoření a pocit krize.

Kvadrant II - Do

• Product discovery, tedy objevování nových, nepoznaných potřeb zákazníků. Aktivity spojené s prevencí a plánováním.

• Mimo produktový management tento kvadrant obsahuje budování vztahů, osobní cíle, dlouhodobé plánování, rozpoznávání nových příležitostí, osobní hygienu jako pravidelné cvičení, nastavování vizí a podobné úkoly.

  
  

Kvadrant III - Delegate

• Vývoj požadavků podle CEO.

• Mimo produktový management tento kvadrant obsahuje zaměření na krátkodobé cíle, hledání reputace, vnímání plánů a cílů jako nepotřebných  a pocit ztráty kontroly.

  
  

Kvadrant IV - Eliminate

• Update technických knihoven na nejnovější verzi, když naše platforma je na druhé nejnovější.

Vizuální ukázka prioritizace